POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PROPACE

1. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2.012, La Asociación Colombiana Pro Niño con Parálisis Cerebral PROPACE, en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus usuarios, proveedores, colaboradores, clientes y miembros de órganos de administración y control, ha adoptado las siguientes Políticas de Tratamiento de la Información, para garantizar que el tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles se ajuste a las disposiciones legales vigentes.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

La  Asociación  Colombiana  Pro  Niño  con  Parálisis  Cerebral  PROPACE, debidamente autorizada para funcionar como Institución Prestadora de Servicios de Salud por la Secretaria Distrital de Salud, identificada con NIT. 860.015.852-4 y domicilio principal en Bogotá D.C., es responsable del tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus usuarios, proveedores, colaboradores, clientes y miembros de órganos de administración y control.

3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Razón Social: Asociación Colombiana Pro Niño con Parálisis Cerebral PROPACE

Domicilio: Carrera 54 No 65 – 85, Bogotá D.C. Correo electrónico: dirección@propace.org Teléfono: (091)2504035

4. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La Asociación Colombiana Pro Niño con Parálisis Cerebral PROPACE, en virtud de su objeto social, ha obtenido y conservado desde su creación, datos personales y datos personales sensibles de sus usuarios, proveedores, colaboradores, clientes y miembros de órganos de administración y control, en adelante los titulares, los cuales son recolectados, almacenados, organizados, usados, transmitidos, actualizados, rectificados y en general administrados, de acuerdo con la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial, o de cualquier otra naturaleza) aplicando las siguientes políticas:

1. 1. La Asociación Colombiana Pro Niño con Parálisis Cerebral PROPACE, está comprometida en suministrar un correcto uso y tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus titulares, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información, para lo cual, cuenta con políticas de seguridad de la información que incluyen medidas de control de obligatorio cumplimiento.

1. 2. La Asociación Colombiana Pro Niño con Parálisis Cerebral PROPACE,  solicita  a  los  titulares  de  la  información  los  datos necesarios para administrar el riesgo en salud y dar cumplimiento a las funciones asignadas por la normativa vigente que regula el Sistema General de Seguridad Social en Salud. La información sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo titular.

1. 3. Salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles, sólo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado de sus titulares, manifestado por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgo la autorización.

1. 4. La Asociación Colombiana Pro Niño con Parálisis Cerebral PROPACE, solicitará a sus usuarios, proveedores, colaboradores, clientes y miembros de órganos de administración y control, los datos personales y datos personales sensibles necesarios para establecer la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial). La información sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo titular, quien deberá otorgar su consentimiento y autorización para su respectivo tratamiento.

1. 5. La Asociación Colombiana Pro Niño con Parálisis Cerebral PROPACE,  salvaguardará  el  cumplimiento  de  los  derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, observando los requisitos especiales establecidos para el tratamiento de sus datos personales y datos personales sensibles.

1. 6. El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los usuarios de la Asociación Colombiana Pro Niño con Parálisis Cerebral PROPACE, tendrá la siguiente finalidad:

• • • Actualización de datos entregados por el Titular
    • Autorización para el acceso a los servicios ofertados por la Asociación
    • Caracterización y seguimiento, para gestión del riesgo derivada de los servicios de la Asociacion
    • Entrega    de   reportes   de   salud   pública    de              obligatorio cumplimiento
    • Dar respuesta a requerimientos de entidades de control
    • Evaluación de indicadores de calidad de los servicios
    • Envío de información, a través de Email, Mensajes de texto (SMS y/o MMS) o de cualquier otro medio de comunicación sobre actividades de formación y capacitación, así como las actividades asistenciales, administrativas y comerciales que apoyan la prestación y el manejo del riesgo en salud.
    • Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
    • En general para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de la Asociación Colombiana Pro Niño con Parálisis Cerebral PROPACE.
    • Remitir comunicaciones de interés.
    • Convocar a los proveedores y contratistas a procesos de selección para la provisión de bienes y servicios requeridos por la Asociación.
    • Expedir órdenes de compra y/o de servicios.
    • Para fines internos y externos incluyendo, por ejemplo, su uso en materiales promocionales y actividades publicitarias.

1. 7. El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los colaboradores de la Asociación Colombiana Pro Niño con Parálisis Cerebral PROPACE, tendrá la siguiente finalidad:

• • • Realización del proceso de selección de personal de acuerdo a su aptitud para un cargo o tarea.
    • Establecer una relación contractual
    • Ofrecerle oportunidades de capacitación
    • Evaluaciones de desempeño, satisfacción laboral, crecimiento personal, bienestar y salud ocupacional.
    • Cumplir el proceso de afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral (Entidades Promotoras de Salud, Administradoras de riesgos laborales, Fondos de pensiones y cesantías, Caja de Compensación).
    • Efectuar el proceso de Remuneración.
    • Ejercer la defensa ante acciones legales, cumplir con exigencias judiciales o de otras autoridades competentes, derivadas de la vinculación contractual.
    • Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
    • Remitir comunicaciones de interés.
    • Dar cumplimiento a las obligaciones laborales, de seguridad social, tributarias, y en general, las obligaciones legales a cargo de la Asociación.
    • Informar y emitir comunicados de tipo corporativo a los trabajadores, proveedores, clientes y contratistas, y en general, a todos los destinatarios de la presente política.
    • En general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual.
    • Para fines internos y externos incluyendo, por ejemplo, su uso en materiales promocionales y actividades publicitarias.

1. 8. El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los clientes y proveedores (personas naturales) de la Asociación Colombiana Pro Niño con Parálisis Cerebral PROPACE, tendrá la siguiente finalidad:

• • • Realizar la vinculación contractual.
    • Efectuar el reconocimiento económico por la prestación del servicio.
    • Enviar información de actividades de capacitación, formación y asistenciales de la Asociación.
    • Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.

• • • Dar cumplimiento a las obligaciones laborales, de seguridad social, tributarias, y en general, las obligaciones legales a cargo de la Asociación.
    • Informar y emitir comunicados de tipo corporativo a los trabajadores, proveedores, clientes y contratistas, y en general, a todos los destinatarios de la presente política.
    • Para fines internos y externos incluyendo, por ejemplo, su uso en materiales promocionales y actividades publicitarias.

1. 9. El tratamiento de los datos personales proporcionados por los miembros de órganos de administración y control de la Asociación Colombiana Pro Niño con Parálisis Cerebral PROPACE, tendrá la siguiente finalidad:

• • • Realizar convocatorias de reuniones ordinarias y extraordinarias inherentes al desarrollo de las funciones.
    • Enviar informes, documentos de la Asociación.
    • Enviar invitaciones a eventos realizados por la Asociación.

5. DERECHOS DEL TITULAR

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y

garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento

6. RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

La  Asociación  Colombiana  Pro  Niño  con  Parálisis  Cerebral  PROPACE, como responsable de adelantar las acciones necesarias para el ejercicio de los derechos del titular, atenderá y gestionará todas las solicitudes por medio del correo electrónico dirección@propace.org y/o través de la línea telefónica (091) 2504035.

7. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR (CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR EL DATO Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN)

• Las consultas o reclamos deberán ser presentadas por el titular de los datos o por su representante legal. En consecuencia la Asociación Colombiana Pro Niño con Parálisis Cerebral PROPACE., se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario, a través de los medios que tenga establecidos.
• La solicitud debe contener la información personal requerida (Nombre y datos de contacto para recibir la respuesta), la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y los documentos para ejercer su derecho como titular.
• La Asociación Colombiana Pro Niño con Parálisis Cerebral PROPACE., dará respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012. Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
• Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Los reclamos para corrección, actualización o supresión de datos serán contestados dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. PUBLICIDAD Y MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO,    PRIVACIDAD,    Y    PROTECCIÓN    DE    DATOS PERSONALES.

El uso y almacenamiento de los Datos Personales en las bases de datos de la Asociación se efectuará de acuerdo con las políticas y procedimientos adoptados por la Asociación para estos efectos y las cuales se podrán siempre consultar por los Titulares de dichos Datos Personales en la página web www.propace.org.

Cualquier modificación a las Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales de la Asociación serán publicadas en la página web antes mencionada y podrá ser comunicada a los Titulares de Datos Personales a la dirección de correo electrónico registrada en las bases de datos de la Asociación.

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Se informa al Titular de Datos Personales almacenados en las bases de datos de la Asociación que se adoptan las medidas de índole técnica, tecnológica y administrativa necesarias para garantizar la seguridad de los Datos Personales y evitar su alteración, pérdida, Tratamiento o acceso no autorizado.

10. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, la Asociación se compromete a cumplir con los siguientes deberes que por Ley le sean aplicables en su calidad de Encargado del Tratamiento de Datos Personales: