EL MANEJO DEL TIEMPO PARA CONQUISTAR NUESTRAS METAS

Charla de Karen Baquero.

Gestionar bien el tiempo no significa completar muchas tareas sino saber distribuirlo estratégicamente. Es una habilidad esencial que impacta directamente la productividad y bienestar en todas las áreas de nuestras vidas. Desde las tareas cotidianas en el hogar, las relaciones familiares y sociales hasta nuestro trabajo.

El tiempo es un elemento supremamente valioso para la vida de todas las personas. No podemos conservarlo, pero si gastarlo, y si no comprendemos el verdadero valor del tiempo, no podemos establecer prioridades que reflejen las cosas que realmente son importantes para nosotros. De ahí la importancia del buen uso. El tiempo es un intangible invaluable que marca el ritmo de nuestras vidas, influye en nuestros estados de ánimo y nos permite reposo cuando lo requerimos. Cuando entendemos la importancia del tiempo y lo manejamos acertadamente, podemos lograr nuestros objetivos de forma eficiente y efectiva. Todos contamos con 7 días a la semana y 24 horas al día para desarrollar nuestras obligaciones, responsable y acertadamente o desperdiciar el tiempo que nunca vamos a recuperar.

En todos los ámbitos laborables, sea el trabajo que sea, saber manejar el tiempo nos permite optimizar las horas de trabajo lo que se traduce en mayor rendimiento, satisfacción personal y sentido del logro y cumplimiento.

A nivel de ocio es necesario dedicar tiempo a actividades que nos desconecten de la rutina, nos permitan socializar y nos ayuden a mantener el equilibrio.

¿Cómo puedo establecer si estoy manejando bien mi tiempo?

Un ejercicio práctico para establecer si estamos manejando bien el tiempo con el fin de cumplir con nuestras metas es el siguiente:

• Realizar una lista de las actividades que realizamos a diario.
• Anotar el tiempo que le dedicamos a cada una. Por ejemplo: cuanto tiempo empleo para bañarme y vestirme, para preparar el desayuno, limpiar la casa, el tiempo que me toma llegar a mi trabajo, entre muchas otras tareas.
• Los imprevistos pueden surgir en cualquier momento. ¿De qué forma los estoy atendiendo? ¿Interrumpo la tarea que estoy realizando para atender el imprevisto así no sea urgente?
• Identificar distracciones que cortan la buena utilización del tiempo. ¿Por ejemplo, reviso las redes sociales o hablo por teléfono cuando debo estar concentrado en mi trabajo?
• Identificar cuáles son los momentos más productivos y con cuales me siento más motivado.
• ¿Qué herramientas utilizo para manejar eficientemente el tiempo? Calendarios, planeadores, listas entre otros.
• ¿Soy perfeccionista?
• ¿Se delegar tareas o pretendo hacer todo yo?
• ¿Soy puntual en mis compromisos?
• ¿Establezco prioridades en mi gestión del tiempo?

Realizamos este ejercicio todos los días durante una semana y al finalizar evaluamos cada actividad para determinar los tiempos que destino a cada tarea, a cuáles les estoy dedicando más tiempo del necesario o menos del requerido, que tareas no estoy cumpliendo eficientemente o cuales estoy dejando de hacer, en que estoy desperdiciando el tiempo y finalmente establecer que tareas me están generando estrés y abrumando, razón por la cual es hora de tomar acción y corregir. 

El manejo del tiempo y las recomendaciones pueden no ajustarse para todas las personas de la misma forma. Para una persona que vive sola el cumplimiento de las actividades es muy diferente al de aquellas personas que tienen la responsabilidad de cuidar a una o varias personas. Si bien la persona que vive sola debe hacer sin ayuda todas las tareas del hogar, seguramente podrá disponer de más tiempo libre que aquella que atiende una persona que depende de su atención y cuidado y por lo tanto la disponibilidad del tiempo puede reducirse. Por lo tanto, en ambos casos lo importante es priorizar las tareas y organizarlas según su importancia.

Recomendaciones esenciales para una eficiente gestión del tiempo.

- Disciplina: Cuando manejamos con disciplina el uso del tiempo para cumplir las tareas, no solo estamos cumpliendo con nuestros objetivos, sino que estamos evitando sacarles tiempo a otras. Asisto solo a reuniones en las que sea necesaria mi presencia, y preparo con anticipación mi intervención. Evito las conversaciones que no estén relacionadas con el propósito de la reunión y rechazo con respeto todo aquellos que me hace perder tiempo.

- Definir objetivos: Tener objetivos claros evita que malgastemos el tiempo, y que estemos pasando de una tarea a otra. Asígneles el tiempo.               

- Priorizar. Una vez definidos nuestros objetivos, debemos organizarlos según la prioridad en:
 . Muy importante.
.  Importante
. Menos importante.

Asegurarnos que el tiempo definido para evacuar las tareas sea el conveniente. La utilización de cronogramas de actividades facilita la ejecución de las tareas, dándoles su respectiva prioridad. Al planificar las tareas nos ayuda a mejorar la concentración.

- Puntualidad:  El atender citas y reuniones en la hora concertada no solo nos permite gestionar oportunamente el resto de la agenda diaria sin tener que quitarle tiempo a otra, sino que también es una muestra de respeto con las personas.

-Hacer uso eficiente de la tecnología: Es decir manejar adecuadamente las redes sociales, correos electrónicos y ceñirse a un horario para enviar y contestar mensajes.

- Evitar la procrastinación: Buscar la motivación en las tareas por realizar como por ejemplo visualizar un reconocimiento, o la satisfacción del deber cumplido, evita que aplacemos o malgastemos el tiempo destinado a cumplir con una tarea.

- Aprender a delegar: Establecer cuáles son las tareas que definitivamente debo realizar yo y cuales puedo delegar a quien corresponda.

- Establecer un tiempo para mí:  El ocupar parte de nuestro tiempo en actividades recreativas y/o deportivas, nos genera bienestar y repercute en nuestra salud física y mental. Siempre nuestra agenda debe tener un espacio para nuestro “ocio”.

- Ser organizado: Esto ayuda a disminuir el estrés, favorece la concentración y nos ayuda a encontrar las cosas rápidamente, cuando sabemos dónde se encuentra cada cosa.
Nos despedimos con algunas frases para reflexionar sobre el manejo y la importancia del tiempo:
 

“El mayor derroche que existe es el derroche del tiempo”

"El tiempo es un regalo que la mayoría de nosotros damos por sentado”.

 “El tiempo se mueve despacio, pero pasa de prisa”.

Bibliografía:

. Intervención de la Psicóloga Karen Baquero en el espacio cuidador de PROPACE.

. Todo sobre la gestión del tiempo. Repsol

. Asana: Gestión del tiempo.